SIAGAINDONESIA.ID Belajar kearsipan itu menyenangkan. Kita bisa berselancar menembus ruang dan waktu. Arsip adalah catatan atau rekaman kegiatan yang dibuat oleh organisasi, lembaga, atau perorangan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya.
Melalui kearsipan, kita bisa belajar untuk menempatkan dan mengelola dokumen dengan rapi. Dengan dokumen yang rapi, kita mampu menemukan sebuah dokumen dengan cepat tanpa harus membongkar seluruh dokumen yang kita miliki.
Sebetulnya arsip merupakan bagian dari arkeologi. Maka ada istilah arsip arkeologi. Penelitian arsip arkeologi melibatkan pemeriksaan dokumen, peta, dan foto historis untuk memahami kehidupan manusia di masa lalu, termasuk kegiatannya.
Arkeologi atau widyapurba adalah ilmu yang berupaya merekonstruksi kehidupan manusia masa lalu berdasarkan artefak-artefak yang ditinggalkannya. Artefak-artefak yang berasal dari periode prasejarah sampai periode sejarah ini diteliti oleh para ahli arkeologi dan sejarah.
Beberapa di antaranya diteliti secara khusus menjadi ilmu-lmu bantu dalam arkeologi juga ilmu-ilmu dasar sejarah. Seperti iconography (= ilmu mengenai arca-arca); epigraphy (= ilmu mengenai tulisan-tulisan pada batu, logam, dan bahan-bahan keras lain); numismatic (= ilmu mengenai mata uang); heraldry (= ilmu mengenai lambang-lambang dan maknanya), dan lain-lain.
Ada satu ilmu yang barangkali belum banyak mendapat perhatian dari para ahli arkeologi dan sejarah, yaitu sigillography. Sigilografi berasal dari bahasa Latin, sigillum, yang artinya “patung/gambar kecil, ukiran timbul/relief, cap, meterai” (Poerwadarminta 1969: 791).
Jadi, sigilografi adalah ilmu pengetahuan mengenai setempel/cap/meterai (The New Encyclopaedia Britanica, vol.16, 1983:741) .
Stempel, cap, dan meterai, sebenarnya merupakan sinonim. Tetapi, pada kenyataannya kata-kata itu ada sedikit perbedaan. Stempel berasal dari bahasa Belanda, stempel, adalah benda atau alat yang permukaannya berukir gambar, tulisan atau keduanya yang dapat menghasilkan cap.
Cap, dari bahasa Hindi, capa (A. Hassan 1949:54) ditafsirkan sebagai hasil cetakan gambar, tulisan, atau keduanya pada suatu benda. Sedangkan meterai dari bahasa Tamil, muttirai (A. Hassan 1949:30).
Pengertiannya hampir sama dengan cap tetapi dalam kenyataan sehari-hari orang cenderung menafsirkan sebagai benda semacam perangko yang dibubuhkan pada kertas-kertas berharga seperti kuitansi, ijasah, surat perjanjian, akta dan lain-lain.
Stempel
Stempel dan cap adalah dua benda yang berhubungan erat. Kalau stempel adalah bagian “negatip”, maka cap adalah bagian “positip”. Sebagaimana telah disebutkan, stempel adalah alat yang permukaannya berukir gambar, tulisan atau keduanya yang dapat menghasilkan cap.
Ada hal yang perlu diperhatikan jika stempel dibuat, yaitu ukiran pada permukaannya harus dibuat terbalik agar dihasilkan cap sesuai keinginan. Cara seperti itu terutama berlaku pada gambar dan tulisan yang tidak simetris.
Jika ukiran gambar dan tulisan itu simetris (misalnya huruf-huruf A, M, T, V, dan sebagainya) maka hal itu tidak menjadi soal karena cap akan memperlihatkan gambar dan tulisan yang sama seperti ukiran pada stempel. Jadi, itulah perbedaan pokok antara stempel dan cap.
Stempel umumnya dibuat dari bahan-bahan yang keras. Misalnya dari logam atau batu semi permata. Bahan lain yang elastik misalnya karet dapat juga digunakan. Bentuk permukaan stempel umumnya bundar atau lonjong, tetapi ada juga yang segi empat panjang, bujur sangkar, segi delapan, dan lain-lain.
Model stempel yang dikenal selama ini ada dua macam. “Stempel genggam” dan “stempel cincin”. Stempel genggam adalah stempel yang gagangnya biasa dipegang dengan kelima jari. Model ini sangat umum dijumpai sejak dulu sampai sekarang. Sedangkan stempel cincin (signet ring) adalah stempel berupa cincin. Biasanya dikenakan pada jari tengah atau jari manis. Model ini mungkin tidak dijumpai lagi pada masa sekarang. Dulu digunakan oleh raja-raja atau pejabat-pejabat tinggi kerajaan sekaligus menjadi perhiasan.
Oleh sebab itu tidak mengherankan kalau stempel cincin umumnya dibuat dari emas dengan atau tanpa batu semi permata.
Cap
Sebagaimana telah disebutkan cap adalah hasil cetakan gambar, tulisan, atau keduanya pada suatu benda. Tetapi, tidak semua yang dihasilkan dengan cara mencetak disebut cap. Pengertian cap terbatas sebagai tanda keabsahan sebuah dokumen.
Dari hasil pengamatan dapat diketahui cara orang membuat cap:
[a] ditekan : permukaan stempel yang berukir ditekan dengan tangan pada bahan-bahan lunak seperti lak, tanah liat, lilin (beeswax).
Bahan-bahan untuk cap ini sudah digunakan lama sejak awal abad ke-1 Masehi, dan mulai jarang digunakan hingga abad ke-19. Selain bahan-bahan lunak tersebut orang juga menggunakan bahan cair (tinta) untuk membuat cap, ini yang sangat umum digunakan pada masa sekarang.
Cap yang dihasilkan dari bahan itu lazimnya dikenakan pada lembaran kertas;
[b] ditempa: biasanya ini dikenakan pada bahan yang keras yaitu logam. Caranya stempel dihantam dengan palu sampai membekas pada kepingan logam (misalnya uang logam) dan menghasilkan sebuah cap;
[c] selain kedua cara di atas, mungkin orang juga pernah membuat cap tanpa memerlukan stempel. Cara yang dimaksud adalah dengan memahat atau mengukir pada batu atau menggores pada logam.
Manfaat
Penelitian arsip arkeologi dapat membantu mengidentifikasi situs arkeologi potensial dan signifikansi historisnya.
Penelitian arsip arkeologi juga dapat meningkatkan pemahaman dengan memberikan konteks.
Penelitian arsip arkeologi dapat pula membantu membuat narasi sejarah manusia yang lebih komprehensif.
Selain itu, Arsip arkeologi juga dapat berupa dokumen, peta, akta, foto historis, dan data digital sesuai zamannya.@PAR/nng
